Manual de Procedimientos

 " Proceso es el conjunto de todos los actos, el todo; procedimiento es cada uno de los actos, las diferentes operaciones que componen el todo"

El Manual de Procedimientos contiene la descripción de las actividades para realizar un proyecto o funciones. Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.

Procedimientos  Incluye:
Objetivo y alcance

Quien, que, como, cuando, donde y porque

Recursos necesarios

Como, donde y quien registra los resultados

Como se verifica el cumplimiento de los resultados.

Descripción en secuencia lógica

Referencia sobre otros documentos

Anexos: formularios, tablas, listas de verificación, etc.

Dentro de un Manual de Procedimientos los registros juegan un gran papel, ya que nos permite evidenciar el procedimiento y a su vez proporciona información que puede servir para el análisis del procedimiento y útil en controles estadísticos.

Los registros pueden ser: Gráficos, resultados,  seguimiento de acciones,  especificaciones de un producto, etc.

Un Manual de Procedimientos debe contener indicadores de desempeño, lo cuales nos proporcionan datos cuantitativos o cualitativos según sea el caso,  que nos permiten efectuar una evaluación para saber si estamos proporcionando resultados que van conforme a los objetivos propuestos.

Importancia de los Indicadores

1. Apoya el proceso de planificación y formulación de políticas. 

2. Posibilita la detección de áreas-procesos problema. 

3. Aumenta los niveles de transparencia. 

Los indicadores tienen dos objetivos: 

Función descriptiva : aporte de información sobre el estado real de una actuación o programa. 

Función valorativa : añade a lo anterior un “juicio de valor” basado en antecedentes objetivos. 

Cuando se instaura un sistema de Indicadores de desempeño es importante: 

Definir el ámbito de evaluación 

El proceso de evaluación sea claramente comunicado 

Detallar la metodología, los sistemas de información a ser desarrollados y la modalidad de uso y difusión de la evaluación hacia los actores. 

Estableciendo Indicadores de desempeño la organización tendrá la oportunidad de mejorar en las áreas en las que los indicadores marquen como baja. A su vez otro beneficio que le encuentro es que mediante estos indicadores se puede ajustar actividades para su mejor eficacia y se obtengan mayores resultados. Sirven como método de medición de rendimiento y ya que miden el rendimiento la organización tiene la oportunidad de mejorar sus sistemas y actividades.